Privacyverklaring – Campus Candidate Relationship Management (CRM)

Inleiding

Deze verklaring beschrijft de praktijken die EY volgt om de privacy van alle betrokkenen en naleving van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming te waarborgen in verband met het wereldwijde Campus Candidate Relationship Management-systeem. Er staat tevens in waarvoor we uw persoonsgegevens verzamelen, hoe we die gegevens gebruiken en beschermen, en aan wie zij bekend worden gemaakt.

EY hanteert eerlijke informatiepraktijken die bedoeld zijn om uw privacy en uw persoonsgegevens te beschermen. Wij geloven dat iedereen profiteert van het vrije verkeer van informatie als die informatie op een verantwoorde wijze wordt verzameld en gebruikt.

Als u vragen hebt of vindt dat deze privacyverklaring op bepaalde punten niet toereikend is, of als u met ons in gesprek wilt, dan kunt u natuurlijk contact met ons opnemen.

Belangstelling tonen voor een functie bij EY

In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe uw gegevens worden gebruikt nadat zij zijn ingevoerd in het Campus CRM-systeem.

Hoewel u niet verplicht bent uw persoonsgegevens te verstrekken, kan het zijn dat, als u besluit dat niet te doen of als u geen toestemming geeft voor de verwerking ervan, de voor de verwerking verantwoordelijke geen activiteiten kan uitvoeren voor de relatie met u als kandidaat en voor uw eventuele aanstelling bij EY.

Als u belangstelling voor EY hebt getoond (u hebt bijvoorbeeld een vacature bekeken of in algemene zin blijk gegeven van interesse voor EY via een online portal of online advertentie) en ons uw contactgegevens hebt verstrekt (bv. uw e-mailadres en/of telefoonnummer), stemt u ermee in dat medewerkers van EY Recruitment & Sourcing contact met u opnemen in verband met ons Campus Candidate Relationship Management & Recruitment-programma.

Wie beheert het systeem?

"EY" verwijst naar een of meer van de lidfirma’s van Ernst & Young Global Limited ("EYG"), die elk een aparte rechtspersoon zijn en die elk zelfstandig als voor de verwerking verantwoordelijke kunnen optreden. EYG, de voornaamste coördinerende entiteit van de lidfirma's, is een Britse company limited by guarantee. Zij verleent zelf geen diensten aan cliënten. De entiteit die optreedt als voor de verwerking verantwoordelijke door te voorzien in het Campus CRM-systeem waarin uw gegevens worden verwerkt en bewaard, is EY Global Services Limited, een private company limited by shares in Engeland en Wales, statutair gevestigd te Becket House, 1 Lambeth Palace Road, London, SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk. De activiteiten van EY Global Services Limited beperken zich tot de verlening van diensten aan EYG en diens lidfirma's. De gegevens die u hier verstrekt kunnen door EY Global Services Limited met een of meer van EYG's lidfirma's wereldwijd worden gedeeld voor het beheer van relaties met kandidaten en voor wervingsdoeleinden (zie hierna onder 'Waarom hebben we uw gegevens nodig?").

Het Campus CRM-systeem wordt gehost op servers in Europa die namens EY Global Services Limited en EY worden beheerd door Avature Limited, International House, 124 Cromwell Road, Kensington, London, SW7 4ET, Verenigd Koninkrijk. Medewerkers van Avature in Europa en Argentinië verlenen IT-ondersteuning voor het Campus CRM-systeem.

Wie kan uw gegevens inzien?

Uw gegevens worden alleen ingezien door wie er kennis van moet nemen. Binnen EY is inzage in uw gegevens beperkt tot de medewerkers van Recruitment & Sourcing van onze EY-lidfirma's wereldwijd. Zij kunnen in het Campus CRM-systeem uw profiel bekijken met het oog op actuele of toekomstige vacatures. In het algemeen zijn de EY-medewerkers van Recruitment & Sourcing in uw thuisland echter de enigen die uw profiel in het Campus CRM-systeem bekijken en contact met u opnemen, tenzij u hebt laten weten geïnteresseerd te zijn in functies buiten uw thuisland of de door u gekozen Country Talent Community. (zie hierna: Solliciteren naar een functie buiten uw thuisland). Voor inzage binnen het EY-netwerk kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven tussen diverse rechtsgebieden (ook buiten de Europese Unie) waar EY en de betrokkenen werkzaam zijn (een overzicht van EY-vestigingen vindt u op www.ey.com). Het doorgeven van persoonsgegevens binnen het EY-netwerk is gebonden aan EY’s Bindende bedrijfsvoorschriften.

Avature Limited kan uw gegevens alleen inzien voor zover dat nodig is voor de uitvoering van zijn taken als IT-leverancier (namens ons) in verband met aan IT gerelateerde hosting en ondersteuning, en mag gegevens alleen bekendmaken nadat EY Global Services Limited daarvoor toestemming heeft verleend. Van tijd tot tijd kan het nodig zijn dat wij uw gegevens delen met andere derden (naast Avature Limited). Wij zullen uw persoonsgegevens evenwel uitsluitend in de volgende situaties bekendmaken:

Daarnaast worden uw gegevens, als u te kennen hebt gegeven geïnteresseerd te zijn in een bepaalde functie bij EY, automatisch overgezet van het Campus CRM-systeem naar EY’s Global Recruitment Management System (GRMS) om uw sollicitatie te volgen. U kunt een exemplaar van onze GRMS-privacyverklaring opvragen via de volgende koppeling: contact met ons opnemen.

De bescherming van uw privacy is heel belangrijk voor ons. Anders dan hiervoor vermeld, geven wij uw persoonsgegevens niet aan derden door. We verwerken uw persoonsgegevens overeenkomstig de wettelijke en beroepsvoorschriften die in uw rechtsgebied van toepassing zijn, ook bij eventuele overdracht naar een rechtsgebied buiten de Europese Unie.

EY verzamelt en compileert via deze site verkregen persoonsgegevens of persoonlijke informatie niet voor verspreiding onder, of verkoop aan externe partijen ten behoeve van consumentenmarketing, en evenmin host EY mailings voor derden.

Waarom hebben we uw gegevens nodig?

Uw gegevens worden door EY gebruikt om het Campus Candidate Relationship Management & Global Recruitment-programma van onze lidfirma's te beheren. Dat beheer omvat het plannen en bewaken van wervingscampagnes, het voorzien in EY-materiaal en -informatie over leiderschap in innovatie, en het u van tijd tot tijd informeren over lopende en eventuele toekomstige vacatures.

Solliciteren naar een functie buiten uw thuisland

Als u laat weten interesse te hebben in een functie bij EY buiten uw thuisland, kan uw profiel in het Campus CRM-systeem worden ingezien door, en kunt u worden benaderd door, het personeel van Recruitment & Sourcing in het land waarvoor u belangstelling hebt getoond. Dit EY-team kan gebruik maken van de processen en vragen inzake werving en screening die in hun rechtsgebied van toepassing en gebruikelijk zijn.

Bewaring van gegevens

U kunt natuurlijk altijd een verzoek om verwijdering van uw gegevens uit het Campus CRM-systeem indienen. Uw gegevens worden in het Campus CRM-systeem bewaard zolang u blijk geeft van interesse in EY of tot u een functie bij EY hebt gevonden. Wij wijzen u er evenwel op dat uw gegevens niet langer dan anderhalf jaar worden bewaard nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad. U wordt elk anderhalf jaar de mogelijkheid geboden deel uit te blijven maken van de Talent Community, zodat we er zeker van zijn dat uw instemming steeds actueel is.

Gevoelige persoonsgegevens

Gevoelige persoonsgegevens zijn iemands informatie in een of meer van de volgende categorieën:

We verzamelen of verwerken uw gevoelige persoonsgegevens niet in het Campus CRM-systeem.

Arbiters

Als u informatie over derden of referenties verstrekt, is het uw verantwoordelijkheid hun toestemming te verkrijgen en ervoor te zorgen dat zij zich realiseren dat hun gegevens worden doorgezonden naar, en gebruikt door het EY-netwerk.

Recht op inzage, rectificatie en verzet

In diverse landen wereldwijd (waaronder in de Europese Unie) is wetgeving voor gegevensbescherming van kracht waarbij betrokkenen recht hebben op een kopie van hun gegevens. U hebt het wettelijke recht zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en de gegevensoverdracht voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden. Indien u de gegevens over u in het Campus CRM-systeem wilt inzien, rectificeren of bijwerken, of gebruik wilt maken van uw recht ons te vragen te stoppen met het verwerken van uw gegevens, verzoeken wij u contact met ons op te nemen.

Beveiliging

EY hanteert aanvaarde normen van technische maatregelen en beveiligingsbeleid om de persoonsgegevens in zijn beheer te beschermen tegen:

Wijzigingen in deze verklaring

EY kan deze verklaring zo nodig wijzigen. Opgemerkt zij dat het tot dertig werkdagen kan duren voordat de wijzigingen zijn doorgevoerd in de verklaring.

Voorwaarden voor gegevensverwerking in Rusland en GOS-landen

EY verwerkt uw gegevens voor de uitvoering van de volgende activiteiten: gegevens verzamelen, systematiseren, bijeenbrengen, bewaren, aanpassen (vernieuwen, wijzigen), kopiëren, gebruiken, aan derden ter beschikking stellen, anonimiseren, verwijderen, blokkeren, vernietigen en grensoverschrijdend verzenden, waaronder naar landen die geen partij zijn bij het Verdrag van de Raad van Europa tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en die de adequate bescherming van persoonsgegevens niet garanderen, en EY vertrouwt andere entiteiten (waaronder Avature Limited) de verwerking van uw gegevens met behulp van de hierin genoemde methoden en activiteiten toe.