Privacyverklaring - het Avature Campus Candidate Relationship Management (CRM)-systeem en werven van bestuurders

1. Inleiding

Deze Verklaring inzake gegevensbescherming beschrijft de procedures die EY volgt met betrekking tot het wereldwijde Candidate Relationship Management (CRM)-systeem (de ‘Tool’) voor campus- en ervaren kandidaten om de privacy te beschermen van iedereen wiens persoonsgegevens in de Tool worden verwerkt en opgeslagen. Deze verklaring inzake gegevensbescherming moet in samenhang worden gelezen met de privacyverklaring van ey.com. Waar de privacyverklaring van ey.com afwijkt, hebben de bepalingen van deze verklaring voorrang. Lees deze verklaring inzake gegevensbescherming zorgvuldig door.

2. Wie beheert de Tool?

‘EY’ verwijst naar een of meer van de lidfirma’s van Ernst & Young Global Limited (‘EYG’), die elk een aparte rechtspersoon zijn en die elk zelfstandig de doeleinden en middelen voor verwerking kunnen vaststellen (d.w.z. zij kunnen als verwerkingsverantwoordelijke of in een vergelijkbare hoedanigheid optreden).

De entiteit die optreedt als verantwoordelijke voor de verwerking (of in een vergelijke hoedanigheid) door te voorzien in deze Tool waarin uw persoonsgegevens worden verwerkt en opgeslagen, is:

U kunt een lijst van lokale EY-lidfirma's en gelieerde ondernemingen vinden op de website ey.com Privacy Statement

Bovengenoemde verwerkingsverantwoordelijke kan de persoonsgegevens in de Tool met een of meer van de lidfirma’s van EYG delen (zie paragraaf 7 “Wie heeft inzage in uw gegevens?”).

De Tool wordt gehost op servers in Europa die namens EY worden beheerd door Avature Limited, International House, 124 Cromwell Road, Kensington, London, SW7 4ET, Verenigd Koninkrijk.

3. Hoe verwerkt de Tool persoonsgegevens?

In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe uw persoonsgegevens worden gebruikt nadat zij zijn ingevoerd in de Tool.

Campuskandidaten

Uw persoonsgegevens worden door EY gebruikt om het Campus Candidate Relationship Management & Global Recruitment-programma van onze lidfirma's te beheren. Dat beheer omvat het plannen en bewaken van wervingscampagnes, het voorzien in EY-materiaal en -informatie over leiderschap in innovatie, en het u van tijd tot tijd informeren over lopende en eventuele toekomstige vacatures.

Ervaren kandidaten

Uw gegevens worden verwerkt in de Tool als onderdeel van de proactieve activiteiten van EY om ervaren medewerkers te identificeren en te werven. De in het systeem vastgelegde gegevens omvatten alle gegevens die worden verzameld tijdens het identificeren van u als potentiële kandidaat (waaronder openbaar beschikbare bronnen zoals zakelijke sociale netwerksites) en het beoordelen van uw geschiktheid voor een functie bij EY.

Recruiters van EY voeren hun eigen onderzoek uit om potentiële kandidaten buiten EY te identificeren die mogelijk geïnteresseerd zijn in een carrière bij EY. Op basis van de beoordeling van de geschiktheid van de potentiële kandidaat voor een functie, bouwen de recruiters van EY een relatie op die erop is gericht dat de potentiële kandidaat uiteindelijk solliciteert naar een functie bij EY, en vervolgens via ons afzonderlijke Applicant Tracking System (ATS) een geformaliseerde sollicitatiegesprekprocedure doorloopt. De beoogde uitkomst is dat EY de potentiële kandidaat een aanbod doet.

De functionaliteit van de Tool ondersteunt het"Wervingsproces", een Candidate Relationship Management (CRM)-proces voor ervaren potentiële medewerkers, om potentiële ervaren sollicitanten te matchen met passende functies bij EY:

De recruiter van EY en de potentiële kandidaat plannen vervolggesprekken in om meer informatie te krijgen over hun ervaring en om de carrièremogelijkheden bij EY te bespreken. Informatie in het CRM-systeem wordt aangevuld op basis van aanvullende informatie verkregen tijdens informele gesprekken met de kandidaat.

Interesse tonen in werken bij EY - campus- en ervaren kandidaten

Als u belangstelling voor EY hebt getoond (u hebt bijvoorbeeld een vacature bekeken of in algemene zin blijk gegeven van interesse voor EY via een online portal of online advertentie) en ons uw contactgegevens hebt verstrekt (bv. uw e-mailadres en/of telefoonnummer), stemt u ermee in dat medewerkers van EY Recruitment & Sourcing contact met u opnemen in verband met ons Candidate Relationship Management & Recruitment-programma.

Activiteit

EY organiseert regelmatig wervingsactiviteiten voor deelnemers van het Campus Candidate Relationship Management & Global Recruitment-programma. Indien u ervoor kiest om deel te nemen aan een dergelijke EY-activiteit, worden alle persoonsgegevens die u aan ons doorgeeft bij uw aanmelding voor de activiteit door EY verwerkt.

4. Wettelijke grondslag voor verwerking

EY baseert zich op het volgende:

De kandidaat heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens voor wervingsdoeleinden.
Het verstrekken van uw persoonsgegevens aan EY is niet verplicht. Als u niet alle of sommige persoonsgegevens verstrekt, zijn wij niet in staat om de doeleinden van de gegevensverwerking te realiseren.

Referenties campuskandidaten

Als u informatie over derden of referenties verstrekt, is het uw verantwoordelijkheid hun toestemming te verkrijgen en ervoor te zorgen dat zij zich realiseren dat hun gegevens worden doorgezonden naar, gebruikt door en verwerkt binnen het EY-netwerk.

5. Wat voor persoonsgegevens worden in de Tool verwerkt?

Campuskandidaten

De Tool verwerkt deze categorieën persoonsgegevens:

De Tool registreert aantekeningen van het wervings- en sourcingpersoneel van EY, wanneer berichten aan u zijn verzonden en uw aanvaarding van deze privacyverklaring.

Deze gegevens worden rechtstreeks verkregen van kandidaten en openbaar beschikbare bronnen zoals sociale netwerken (bv. openbare profielen op LinkedIn of Facebook). Van LinkedIn worden de volgende gegevens ontvangen: LinkedIn-profielnaam, huidige werkgever/functienaam, weergegeven algemene locatie, weergegeven kopregel en URL van LinkedIn-profiel. Onder overige informatie valt de identiteit van de recruiter, voor welke map/pijpleiding/functie de kandidaat eventueel in aanmerking komt; later LinkedIn inMail-content, en eventueel e-mailadres en telefoonnummer.

Ervaren kandidaten

De Tool verwerkt deze categorieën persoonsgegevens:

6. Gevoelige persoonsgegevens

Gevoelige persoonsgegevens zijn gegevens die blijk geven van uw raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, het lidmaatschap van een vakvereniging, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens met betrekking tot gezondheid of gegevens over seksueel gedrag of seksuele geaardheid. EY verzamelt niet doelbewust gevoelige gegevens over u via de Tool. Het is niet de bedoeling dat de Tool dergelijke informatie verwerkt.

7. Wie heeft inzage in uw gegevens?

Uw gegevens in de Tool worden alleen ingezien door wie er kennis van moet nemen. Binnen EY is inzage in uw gegevens beperkt tot de medewerkers van Recruitment & Sourcing van onze EY-lidfirma's wereldwijd. Zij hebben toegang tot uw profiel in de Tool om uw geschiktheid voor EY en een mogelijke functie te beoordelen en (indien van toepassing) alle noodzakelijke stappen te zetten om u een baan aan te bieden. In het algemeen zijn de EY-medewerkers van Recruitment & Sourcing in uw thuisland echter de enigen die uw profiel in de Tool bekijken en contact met u opnemen, tenzij u hebt aangegeven geïnteresseerd te zijn in functies buiten uw thuisland (zie ‘Solliciteren naar een functie buiten uw thuisland’).

Medewerkers van Avature Limited in Europa en Argentinië verlenen IT-ondersteuning voor de Tool. Avature Limited kan uw gegevens alleen inzien voor zover dat nodig is voor de uitvoering van zijn taken als IT-leverancier (namens ons) in verband met aan IT gerelateerde hosting en ondersteuning, en mag gegevens alleen bekendmaken nadat EY Global Services Limited daarvoor toestemming heeft verleend. Van tijd tot tijd delen wij uw gegevens met andere derden (naast Avature Limited). Wij zullen uw persoonsgegevens evenwel uitsluitend in de volgende situaties bekendmaken:

Daarnaast worden uw gegevens, als u te kennen hebt gegeven geïnteresseerd te zijn in een bepaalde functie bij EY, automatisch overgezet van de Tool naar EY’s Global Recruitment Management System (GRMS) om uw sollicitatie te volgen. U kunt een exemplaar van onze GRMS-privacyverklaring opvragen via de volgende koppeling: contact met ons opnemen.

Ook de externe leveranciers (1) Tata Consultancy Services (TCS), gevestigd in India en Mexico en (2) IBM hebben toegang tot de Tool om IT-ondersteuning voor het systeem te verlenen. Het IBM IT Support-team heeft toegang tot de gegevens om IT-ondersteuningsdiensten te kunnen verlenen, waaronder ondersteuningsdiensten voor het Digital Talent System voor operationeel en releasebeheer (niveau 2 en 3). Dit team is gevestigd in Canada, China, Tsjechië, Hongarije, India, Maleisië, Mexico, Oceanië, de Filipijnen, Polen, het Verenigd Koninkrijk, Costa Rica, Australië en de VS.

De toegang tot dit instrument wordt verleend op basis van behoefte en rol. Voor ondersteuning op niveau 2 en niveau 3 wordt toegang verleend aan circa 40 leden van het IBM IT Support-team. Het IBM IT Support-team kan gegevens inzien, bijwerken en toevoegen.

Solliciteren naar een functie buiten uw thuisland

Als u aangeeft interesse te hebben in een functie bij EY buiten uw thuisland, kan uw profiel in de Tool worden ingezien door, en wordt u benaderd door het personeel van Recruitment & Sourcing in het land waarvoor u belangstelling hebt getoond. Dit EY-team maakt gebruik van de processen en vragen inzake werving en screening die in hun rechtsgebied van toepassing en gebruikelijk zijn.

8. Doorgifte van persoonsgegevens

Op grond van voornoemde toegangsrechten worden persoonsgegevens doorgegeven naar diverse rechtsgebieden (met inbegrip van rechtsgebieden buiten de Europese Unie) waar EY werkzaam is (een overzicht van de EY-vestigingen staat op https://www.ey.com/en_gl/locations). Een overzicht van de entiteiten in het EY-netwerk die diensten verlenen aan externe cliënten kan hier worden geraadpleegd (zie paragraaf 2 (Over EY) – “Bekijk een lijst met EY-lidfirma’s en gelieerde ondernemingen”). EY verwerkt uw persoonsgegevens in de Tool overeenkomstig de wettelijke en beroepsvoorschriften in uw rechtsgebied. Op doorgiften van persoonsgegevens binnen het EY-netwerk zijn de Bindende bedrijfsvoorschriften van EY van toepassing.

Persoonsgegevens die wij verzamelen, kunnen wij overdragen of verstrekken aan derde dienstverleners (en hun dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen) die door ons zijn ingeschakeld ter ondersteuning van onze interne ondersteunende processen. Zo huren wij bijvoorbeeld dienstverleners in voor de verschaffing, uitvoering en ondersteuning van onze IT-infrastructuur (zoals identiteitsbeheer-, hosting-, data-analyse-, back-up-, beveiligings-en cloudopslagdiensten) en voor de opslag en beveiligde afvoer van onze papieren kopieën. Het is ons beleid om alleen gebruik te maken van derde dienstverleners die gehouden zijn aan een passend niveau van gegevensbescherming, -beveiliging en vertrouwelijkheid, en die voldoen aan de toepasselijke wettelijke vereisten voor de overdracht van persoonsgegevens naar rechtsgebieden buiten het rechtsgebied waar ze oorspronkelijk werden verzameld.

Voor zover die persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat u of uw apparaat redelijkerwijs niet meer kan worden geïdentificeerd, zullen deze als niet-persoonlijke gegevens worden behandeld en zijn de bepalingen van deze verklaring inzake gegevensbescherming niet van toepassing.

De overdracht van persoonsgegevens aan Avature, Tata Consultancy Services (TCS) en IBM wordt gereguleerd door een contract dat standaardclausules inzake gegevensbescherming bevat zoals vastgesteld door de Europese Commissie.

9. Bewaring van gegevens

Uw persoonsgegevens blijven in de Tool zolang u aangeeft interesse te hebben in EY of totdat u een positie bij EY hebt verworven (oftewel dat u de status ‘hire’ in de Tool hebt verkregen). Wij wijzen u er evenwel op dat uw gegevens niet langer dan 36 maanden worden bewaard nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad. Wij bieden u de mogelijkheid om u elke 36 maanden opnieuw aan te melden. Doet u dit niet, dan worden uw gegevens uit de Tool verwijderd. Voor sommige landen geldt een andere bewaartermijn:

Als u onze Privacyverklaring niet aanvaardt, verwijderen wij uw persoonsgegevens uit de Tool.

Wij verzoeken u ons een e-mail te sturen als u wilt dat uw persoonsgegevens uit de Tool worden verwijderd. Wij zullen uw verzoek zonder onnodige vertraging inwilligen, tenzij wij vanuit wet- of regelgeving verplicht zijn uw persoonsgegevens te bewaren. Als u in meerdere landen hebt gesolliciteerd, moeten wij rekening houden met de vereisten vanuit wet- en regelgeving in al deze landen.

Als u bij EY komt werken, worden uw gegevens ongeveer 6 maanden in de Tool bewaard. Dit is ter ondersteuning van het doorverwijzingsproces, waarbij een nieuwe werknemer in feite een nieuwe bron voor potentiële kandidaten wordt. Na afloop van deze periode worden uw gegevens uit de Tool verwijderd.

Na afloop van de bewaartermijn zoals genoemd in de hierboven beschreven beleidslijnen en/of procedures worden uw persoonsgegevens gewist.

10. Beveiliging

EY spant zich in om de vertrouwelijkheid en beveiliging van de door haar bij haar bedrijfsvoering verkregen gegevens te beschermen. De toegang tot dergelijke gegevens is beperkt, en er gelden beleidsvoorschriften en procedures gericht op bescherming van de gegevens tegen verlies, misbruik en oneigenlijke openbaarmaking. Aanvullende informatie over onze benadering van gegevensbescherming en informatiebeveiliging is beschikbaar in onze brochure ey-protecting-your-data-2018.pdf.

11. Beheer van uw persoonsgegevens

EY geeft uw persoonsgegevens niet door aan derden (anders dan enige derde partij waarnaar in paragraaf 7 hierboven is verwezen), tenzij u daarvoor toestemming verleent of wij daartoe bij wet verplicht zijn.  

12. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

Afhankelijk van het toepasselijke rechtsgebied kunt u bepaalde rechten hebben met betrekking tot uw persoonsgegevens, waaronder:

Als u vragen hebt over de manier waarop EY uw persoonsgegevens verwerkt of over uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, kunt u een e-mail sturen naar global.data.protection@ey.com.

13. Klachten

Als u vermoedt dat er inbreuk is gemaakt op de privacywetgeving of een ander wettelijk voorschrift, neem dan contact op met de Global Privacy Leader van EY, Office of the General Counsel, 6 More London Place, London, SE1 2DA, Verenigd Koninkrijk, per e-mail via global.data.protection@ey.com of benader uw vaste EY-vertegenwoordiger. Een Privacy Leader van EY zal uw klacht onderzoeken en u informeren over de wijze waarop deze wordt afgehandeld en verholpen.

U hebt mogelijk het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van uw land indien u niet tevreden bent over de wijze waarop EY uw klacht heeft afgehandeld. Mogelijk hebt u eveneens het recht om de zaak aan een bevoegde rechter voor te leggen.

Bepaalde EY-lidfirma’s in landen buiten de Europese Unie (EU) en in het Verenigd Koninkrijk hebben vertegenwoordigers aangewezen in respectievelijk de EU en het Verenigd Koninkrijk om namens hen op te treden wanneer zij gegevensverwerkende activiteiten ondernemen waarop de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU en/of de UK General Data Protection Regulation (UK GDPR) van toepassing is/zijn. Meer informatie over deze vertegenwoordigers alsook hun contactgegevens vindt u hieronder:

Vertegenwoordiger gegevensbescherming EU | EY

Vertegenwoordiger gegevensbescherming Verenigd Koninkrijk (ey.com)

14. Voorwaarden voor gegevensverwerking in Rusland en GOS-landen

EY verwerkt uw gegevens voor de uitvoering van de volgende activiteiten: gegevens verzamelen, systematiseren, bijeenbrengen, bewaren, aanpassen (vernieuwen, wijzigen), kopiëren, gebruiken, aan derden ter beschikking stellen, anonimiseren, verwijderen, blokkeren, vernietigen en grensoverschrijdend verzenden, waaronder naar landen die geen partij zijn bij het Verdrag van de Raad van Europa tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en die de adequate bescherming van persoonsgegevens niet garanderen, en EY vertrouwt andere entiteiten (waaronder Avature Limited) de verwerking van uw gegevens met behulp van de hierin genoemde methoden en activiteiten toe.

15. Koppelingen naar sites van derden

De Tool bevat koppelingen naar overige sites van derden die niet onder deze Privacyverklaring vallen. Wij zijn niet verantwoordelijk en bieden geen garanties voor de verwerking van gebruikersgegevens op servers van derden. Om te bepalen hoe derden uw persoonsgegevens gebruiken, verwijzen wij u naar het privacybeleid van deze sites.

16. Contact

Neem voor aanvullende vragen of kwesties contact op met uw vaste EY-vertegenwoordiger or stuur een e-mail naar global.data.protection@ey.com.