Polityka prywatności – system zarządzania relacjami z kandydatami Campus (CRM)

Wprowadzenie

Celem niniejszej polityki jest opisanie praktyk przestrzeganych przez EY w odniesieniu do niniejszego systemu zarządzania relacjami z kandydatami Campus (CRM) w celu zapewnienia prywatności wszystkich osób indywidualnych w środowisku online oraz przestrzegania stosownych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Zapewnia ona informacje dotyczące celu gromadzenia danych osobowych, sposobu ich wykorzystania oraz ochrony, a także podmiotów, którym są one ujawniane.

W EY wdrażamy uczciwe praktyki dotyczące informacji, które mają na celu ochronę prywatności i danych osobowych. Wierzymy, że wszyscy odnoszą korzyści ze swobodnego przepływu informacji, jeśli są one gromadzone i wykorzystywane w sposób odpowiedzialny.

W przypadku pytań lub jeśli niniejsza polityka nie rozwiązuje wątpliwości lub w razie chęci omówienia dalszych kwestii zachęcamy do kontaktu z nami.

Wyrażenie zainteresowania pracą dla EY

Niniejsza część wyjaśnia sposób wykorzystania informacji po przesłaniu ich do systemu CRM Campus.

Podanie danych osobowych jest opcjonalne: należy jednak pamiętać, że odmowa podania danych osobowych lub ich przetwarzania może skutkować brakiem możliwości przeprowadzenia wszelkich czynności dotyczących relacji z kandydatem przez administratora danych w odniesieniu do potencjalnej rekrutacji przez EY.

Wyrażając zainteresowanie pracą w EY (poprzez przeglądanie ofert, wyrażenie ogólnego zainteresowania EY poprzez portal online lub reklamę online) i podając dane kontaktowe (np. adres e-mail i/lub nr telefonu), wyraża Pan(i) zgodę, aby personel ds. rekrutacji i sourcingu EY skontaktował się z Panem/-ią w odniesieniu do naszego programu zarządzania relacjami z kandydatami Campus oraz programu rekrutacyjnego.

Kto zarządza systemem?

„EY” odnosi się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited („EYG”), z których każda stanowi odrębny podmiot prawny i każda może działać jako administrator danych na swoich własnych prawach. EYG, będąca głównym podmiotem koordynującym swoich firm członkowskich, jest brytyjską firmą z odpowiedzialnością ograniczoną do wysokości gwarancji. Nie świadczy ona usług na rzecz klientów. Podmiot pełniący rolę administratora danych poprzez zapewnienie systemu CRM Campus, przy użyciu którego będą przetwarzane i przechowywane informacje to EY Global Services Limited, spółka prywatna z odpowiedzialnością ograniczoną do wartości kapitału nominalnego w Anglii i Walii, z siedzibą w Becket House, 1, Lambeth Palace Road, Londyn SE1 7EU. Działalność EY Global Services Limited skupia się na świadczeniu usług na rzecz EYG oraz jej firm członkowskich. Podane tutaj informacje mogą być udostępniane przez EY Global Services Limited w celu zarządzania relacjami z kandydatami Campus oraz rekrutacji dla jednej lub więcej firm członkowskich EYG z siedzibą na całym świecie (zob. część „Dlaczego potrzebujemy tych informacji” poniżej).

System CRM Campus zamieszczony na serwerach zlokalizowanych w Europie jest zarządzany w imieniu EY Global Services Limited oraz EY przez Avature Limited, International House, 124 Cromwell Road, Kensington, Londyn, SW7 4ET, Wielka Brytania. Wsparcie IT dla systemu CRM Campus jest świadczone przez personel Avature z siedzibą w Europie i Argentynie.

Kto może uzyskać dostęp do informacji?

Dostęp do informacji jest ograniczony koniecznością. Dostęp do informacji w ramach EY będzie ograniczony do naszego personelu ds. rekrutacji i sourcingu w ramach firm członkowskich EY na całym świecie. Personel ten będzie mógł uzyskać dostęp do profilu w systemie CRM Campus w celu dopasowania danych do bieżących wolnych etatów lub przyszłego zapotrzebowania. Ogólnie personel ds. rekrutacji i sourcingu EY w kraju zamieszkania lub regionie będzie jedynymi osobami, które uzyskają dostęp do profilu w systemie CRM Campus w celu kontaktu z Panem/-ią, chyba że wyrazi Pan(i) zainteresowanie pracą poza krajem zamieszkania lub chęcią dołączenia do krajowej społeczności talentów. (zob. poniżej: (Ubieganie się o pracę poza krajem zamieszkania). Dostęp w ramach EY może pociągać za sobą przekazanie danych osobowych pomiędzy różnymi jurysdykcjami (włączając jurysdykcje poza Unią Europejską), w których EY oraz dowolna z osób indywidualnych prowadzą działalność (lokalizacje biur EY znajdują się na stronie www.ey.com). Przekazanie danych osobowych w ramach sieci EY jest regulowane przez Wiążące zasady korporacyjne EY.

Avature Limited może uzyskać dostęp do Pana/-i informacji, jeśli są one niezbędne do wykonywania funkcji dostawcy IT (działającego w Pana/-i imieniu) wyłącznie w odniesieniu do powiązanych kwestii IT i świadczenia usług wsparcia, jednak nie może udostępniać informacji bez wcześniejszego uzyskania pozwolenia EY Global Services Limited. Od czasu do czasu musimy udostępniać informacje innym stronom trzecim (poza Avature Limited). Będziemy jednak ujawniać dane osobowe z następujących powodów:

Ponadto w przypadku wyrażenia zainteresowania uzyskaniem określonej możliwości kariery w ramach EY informacje zostaną automatycznie przeniesione z systemu CRM Campus do globalnego systemu zarządzania rekrutacją EY (Global Recruitment Management System – GRMS) w celu śledzenia wniosku. Kopię polityki prywatności GRMS można zamówić poprzez następujący link kontakt.

Dostawcy zewnętrzni, Tata Consultancy Services (TCS) z siedzibą w Indiach i Meksyku oraz IBM z siedzibą w Kanadzie, Chinach, Czechach, na Węgrzech, w Indiach, Malezji, Meksyku, Oceanii, na Filipinach, w Polsce, Wielkiej Brytanii i USA będą również mieć dostęp do narzędzia w celu świadczenia usług wsparcia systemu.

Ochrona prywatności jest dla nas bardzo ważna. Nie ujawniamy danych osobowych stronom innym niż te wymienione powyżej. Transfer danych osobowych do Avature, Tata Consultancy Services (TCS) i IBM reguluje umowa zawierająca standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską. Będziemy przetwarzać dane osobowe (włączając potencjalne ich przekazanie poza terytorium Unii Europejskiej) zgodnie z obowiązującymi prawami i przepisami zawodowymi w danej jurysdykcji.

EY nie gromadzi, nie opracowuje danych osobowych ani informacji uzyskanych poprzez niniejszą stronę w celu rozpowszechniania lub sprzedaży stronom zewnętrznym w celach marketingu konsumenckiego lub mailingu w imieniu stron trzecich.

Dlaczego potrzebujemy tych informacji?

Informacje te będą stosowane przez EY w celu administracji programem zarządzania relacjami z kandydatami Campus oraz globalnego programu rekrutacji jej firm członkowskich. Obejmie to planowanie i monitorowanie kampanii rekrutacyjnych, przekazywanie materiałów oraz informacji dotyczących umiejętności przywódczych EY i powiadamianie o bieżących wolnych etatach i przyszłych, potencjalnych możliwościach.

Ubieganie się o pracę poza krajem zamieszkania

W przypadku wyrażenia zainteresowania pracą dla EY poza krajem zamieszkania personel ds. rekrutacji i sourcingu z tego kraju może uzyskiwać dostęp do Pana/-i profilu w systemie CRM Campus oraz kontaktować się z Panem/-ą. Zespół EY może stosować procesy rekrutacji i selekcji oraz zadawać pytania odpowiednie i powszechne w danej jurysdykcji.

Przechowywanie danych

Może Pan(i) złożyć prośbę o usunięcie informacji z systemu CRM Campus w dowolnym momencie. Informacje pozostaną w systemie CRM Campus tak długo jak będzie Pan(i) zainteresowany/-a pracą w EY lub do czasu uzyskania stanowiska w EY. Dane nie będą jednak przechowywane dłużej niż 18 miesięcy od czasu ostatniego kontaktu. Zapewnimy możliwość ponownej rejestracji do społeczności talentów co 18 miesięcy w celu zapewnienia aktualności treści rejestrów.

Wrażliwe dane osobowe

Wrażliwe dane osobowe to informacje na temat osób indywidualnych mieszczące się w jednej z poniższych kategorii:

Nie gromadzimy ani nie przetwarzamy wrażliwych danych osobowych w systemie CRM Campus.

Osoby udzielające referencji

W przypadku przekazania jakichkolwiek informacji w odniesieniu do stron trzecich, referencji lub osób udzielających referencji, spoczywa na Panu/-i odpowiedzialność za uzyskanie ich zgody oraz poinformowanie ich o przekazaniu i wykorzystaniu danych osobowych przez sieć EY.

Dostęp, sprostowanie i sprzeciw

Prawa dotyczące ochrony danych osobowych w różnych krajach na całym świecie (włączając Unię Europejską) uprawniają osoby indywidualne do uzyskania kopii informacji na ich temat. Posiada Pan(i) prawo do sprzeciwu w oparciu o uzasadnione podstawy wobec przetwarzania danych osobowych i przekazywania danych w celach określonych w niniejszej Polityce prywatności. W przypadku chęci uzyskania dostępu do informacji na własny temat w systemie CRM Campus lub w celu sprostowania/aktualizacji lub prośby o zaprzestanie przetwarzania informacji prosimy o kontakt z nami.

Bezpieczeństwo

Firma EY wdrożyła przyjęte standardy środków technicznych i polityk dotyczących bezpieczeństwa, które chronią dane osobowe będące w jej posiadaniu przed:

Zmiany w niniejszej polityce

EY może dokonać zmiany tej polityki w razie konieczności. W przypadku dokonania zmian może upłynąć do 30 dni roboczych przed wdrożeniem nowych praktyk zgodnych z polityką.

Warunki obowiązujące wobec przetwarzania danych w Rosji i krajach CIS

EY przetwarza dane w celu realizacji następujących działań (operacji): gromadzenie, porządkowanie, gromadzenie, przechowywanie, korygowanie (aktualizacja, zmiana), kopiowanie, wykorzystanie, przekazanie danych stronom trzecim, depersonalizacja, usunięcie, blokowanie, niszczenie i przekazanie poza granicę, włączając terytorium obcych krajów, które nie są stronami Konwencji Rady Europy dotyczącej ochrony osób fizycznych w odniesieniu do automatycznego przetwarzania danych osobowych, a także takich, które nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych i powierza innym podmiotom (włączając Avature Limited) obowiązek przetwarzania danych przy użyciu wszelkich metod i operacji w niej określonych.