Polityka prywatności – System Avature do zarządzania relacjami z kandydatami będącymi studentami (CRM) i zatrudnienia kadry kierowniczej

1. Wprowadzenie

Niniejsza polityka prywatności ma na celu opisanie praktyk, które EY stosuje w odniesieniu do globalnego systemu zarządzania relacjami z kandydatami będącymi studentami i zatrudniania doświadczonych pracowników (CRM) („Narzędzie”) w odniesieniu do prywatności wszystkich osób, których dane osobowe są przetwarzane i przechowywane w Narzędziu. Niniejszą Politykę prywatności należy czytać łącznie z ey.com Oświadczeniem o ochronie prywatności, a w przypadku jakiejkolwiek niezgodności z ey.com Oświadczeniem o ochronie prywatności pierwszeństwo mają warunki niniejszej Polityki prywatności. Prosimy o uważne przeczytanie Polityki prywatności.

2. Kto zarządza Narzędziem?

„EY” odnosi się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited („EYG”), z których każda jest odrębnym podmiotem prawnym i może samodzielnie określać cele i sposoby przetwarzania danych (tj. działać jako administrator danych lub w podobnym charakterze).

Podmiotem, który dostarczy Narzędzie przechowujące i przetwarzające Twoje dane osobowe i wskutek tego obejmie rolę administratora danych (lub podobną), jest:

Listę lokalnych firm członkowskich i oddziałów EY można znaleźć w witrynie internetowej ey.com Oświadczeniem o ochronie prywatności.

Dane osobowe w Narzędziu są udostępniane przez wymienionego powyżej administratora danych jednej lub kilku firmom członkowskim EYG (patrz punkt 7 poniżej, „Kto może uzyskać dostęp do Twoich danych osobowych?”).

Narzędzie jest hostowane na serwerach zlokalizowanych w Europie i jest zarządzane w imieniu EY przez Avature Limited, International House, 124 Cromwell Road, Kensington, Londyn, SW7 4ET, Wielka Brytania.

3. W jaki sposób Narzędzie przetwarza dane osobowe?

W tym punkcie wyjaśniono, w jaki sposób wykorzystywane są Twoje dane osobowe po przesłaniu ich do Narzędzia.

Kandydaci będący studentami

Twoje dane osobowe są wykorzystywane przez EY do zarządzania relacjami z kandydatami kampusu oraz globalnym programem rekrutacyjnym firm członkowskich. Obejmuje to planowanie i monitorowanie kampanii rekrutacyjnych, dostarczanie materiałów i informacji związanych z kierownictwem EY oraz okresowe powiadamianie o aktualnych wakatach i potencjalnych przyszłych możliwościach.

Doświadczeni kandydaci

Twoje dane są przetwarzane w Narzędziu w ramach proaktywnych działań EY w zakresie wyszukiwania i rekrutacji doświadczonych pracowników. Informacje gromadzone w systemie obejmują wszystkie informacje zebrane w trakcie identyfikacji Ciebie jako potencjalnego kandydata (i obejmują publicznie dostępne źródła, np. skoncentrowane na tematyce biznesowej portale społecznościowe), a także ocenę Twojej przydatności na stanowisko w EY.

Rekruterzy EY przeprowadzają własne analizy, aby zidentyfikować potencjalnych kandydatów spoza środowiska EY, którzy byliby potencjalnie zainteresowani karierą w EY. Na podstawie oceny przydatności potencjalnego kandydata na dane stanowisko Rekruterzy EY przystępują do budowania relacji, której celem jest ostateczne nakłonienie potencjalnego kandydata do ubiegania się o stanowisko w EY, a następnie przeprowadzenie oficjalnego procesu rozmowy kwalifikacyjnej za pośrednictwem naszego oddzielnego systemu śledzenia kandydatów (Applicant Tracking System, ATS), którego docelowym wynikiem dla EY jest złożenie oferty potencjalnemu kandydatowi.

Narzędzie obsługuje „Proces przyciągania”, czyli proces zarządzania relacjami z potencjalnymi kandydatami z doświadczeniem (CRM) umożliwiający identyfikację potencjalnych kandydatów na stanowiska wymagające doświadczenia w EY za pomocą różnych środków w następujący sposób:

Planowane są kolejne rozmowy/spotkania między Rekruterem EY a potencjalnym kandydatem, aby uzyskać więcej informacji na temat doświadczenia kandydata i omówić możliwości rozwoju jego kariery w EY. Uzupełnianie informacji w systemie CRM odbywa się na podstawie dodatkowych informacji uzyskanych od potencjalnego kandydata podczas nieformalnych rozmów/rozmów kwalifikacyjnych.

Wyrażenie zainteresowania pracą dla EY – kandydaci będący studentami oraz doświadczeni kandydaci

Wyrażając zainteresowanie EY (poprzez przeglądanie ofert, ogólne zainteresowanie EY za pośrednictwem portalu internetowego lub reklamy online) i podając nam swoje dane kontaktowe (np. adres e-mail lub numer telefonu), wyrażasz zgodę na to, aby personel ds. rekrutacji i pozyskiwania pracowników EY skontaktował się z Tobą w związku z naszym programem zarządzania relacjami z kandydatami i rekrutacją.

Wydarzenia

EY regularnie organizuje wydarzenia rekrutacyjne dla uczestników programu zarządzania relacjami z kandydatami będącymi studentami i globalnej rekrutacji. Jeśli zdecydujesz się wziąć udział w takim wydarzeniu EY, wszystkie Twoje dane osobowe, które nam przekażesz, logując się na wydarzenie, będą przetwarzane przez EY.

4. Podstawa prawna przetwarzania danych

EY opiera się na tym, że:

Kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji.
Przekazywanie danych osobowych do EY jest dobrowolne. Jeżeli jednak nie przekażesz nam całości lub części Twoich danych osobowych, nie będziemy w stanie zrealizować celów przetwarzania.

Polecenia kandydatów będących studentami

Jeśli przekazujesz jakiekolwiek informacje dotyczące osób trzecich, osób poleconych lub osób polecających, odpowiadasz za uzyskanie ich zgody i upewnienie się, że są one świadome, że ich dane będą przekazywane, wykorzystywane i przetwarzane w ramach sieci EY.

5. Jakiego rodzaju dane osobowe są przetwarzane w Narzędziu?

Kandydaci będący studentami

Narzędzie przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

Narzędzie przechowuje notatki przygotowywane przez personel ds. rekrutacji i pozyskiwania pracowników EY, daty wysłania wiadomości do Ciebie i datę zaakceptowania przez Ciebie niniejszej Informacji o ochronie prywatności.

Dane te pozyskiwane są bezpośrednio od kandydatów oraz z publicznie dostępnych źródeł, takich jak portale społecznościowe (np. profile publiczne na LinkedIn czy Facebooku). Dane otrzymane z LinkedIn są następujące: nazwa profilu LinkedIn, aktualne stanowisko/firma, wyświetlana ogólna lokalizacja, wyświetlane podsumowanie nagłówka i adres URL profilu LinkedIn. Pozostałe informacje dotyczą tego, kto jest rekruterem i do jakiego katalogu/pionu/zadania może być przyporządkowany, później zawartość LinkedIn inMail oraz ewentualnie adres e-mail i numer telefonu.

Doświadczeni kandydaci

Narzędzie przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

6. Szczególne kategorie danych osobowych

Do szczególnych kategorii danych osobowych zalicza się informacje o rasie i pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, wyznaniu, światopoglądzie i przynależności do związków zawodowych, a także dane genetyczne, biometryczne, zdrowotne oraz dotyczące życia płciowego i orientacji seksualnej. EY nie gromadzi celowo żadnych szczególnych kategorii danych osobowych użytkownika za pośrednictwem Narzędzia. Celem Narzędzia nie jest przetwarzanie takich informacji.

7. Kto może uzyskać dostęp do Twoich danych osobowych?

Dostęp do Twoich informacji w Narzędziu jest ograniczony potrzebami. Dostęp do twoich informacji w EY będzie ograniczony do naszego personelu ds. rekrutacji i pozyskiwania pracowników działającego w firmach członkowskich EY na całym świecie. Mogą oni uzyskać dostęp do Twojego profilu w Narzędziu, aby ocenić Twoją przydatność dla EY i na potencjalnym stanowisku oraz (w stosownych przypadkach) wykonać wszystkie niezbędne kroki w celu przedstawienia Ci oferty pracy. Ogólnie rzecz biorąc, personel ds. rekrutacji i pozyskiwania pracowników EY w Twoim kraju lub regionie to jedyne osoby, które będą mieć dostęp do Twojego profilu w Narzędziu, i skontaktują się z Tobą, chyba że wyrazisz zainteresowanie pracą poza swoim krajem (patrz poniżej: „Ubieganie się o pracę poza krajem ojczystym”).

Wsparcie informatyczne Narzędzia zapewnia personel firmy Avature Limited zlokalizowanej w Europie i Argentynie. Avature Limited może uzyskiwać dostęp do Twoich danych w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich funkcji dostawcy IT (działającego w naszym imieniu) wyłącznie w kontekście kwestii związanych z hostingiem i wsparciem IT, ale nie może udostępniać żadnych informacji bez uprzedniego uzyskania zgody EY Global Services Limited. Od czasu do czasu udostępniamy Twoje dane innym osobom trzecim (oprócz Avature Limited). Jednak ujawnimy Twoje dane osobowe tylko z następujących powodów:

Ponadto wyrażając zainteresowanie podjęciem określonej pracy w EY, Twoje dane zostaną automatycznie przeniesione z Narzędzia do globalnego systemu zarządzania rekrutacją (GRMS) EY w celu śledzenia aplikacji. Kopię naszej Polityki prywatności GRMS można uzyskać, korzystając z tego linku do kontaktu.

Dostawcy zewnętrzni (1) Tata Consultancy Services (TCS) (z siedzibą w Indiach i Meksyku) oraz (2) IBM będą również mieć dostęp do Narzędzia w celu świadczenia usług wsparcia systemów informatycznych. Zespół wsparcia IT IBM będzie mieć dostęp do danych w celu świadczenia usług wsparcia informatycznego, w tym usług wsparcia dla systemu Digital Talent na poziomie 2 i 3 operacyjnym, i zarządzania wydaniem. Ma on swoje siedziby w Kanadzie, Chinach, Czechach, na Węgrzech, w Indiach, Malezji, Meksyku, Oceanii, Filipinach, Polsce, Wielkiej Brytanii, Kostaryce, Australii i Stanach Zjednoczonych.

Dostęp do Narzędzia będzie udzielany w zależności od potrzeb i roli. W przypadku wsparcia na poziomie 2 i 3 dostęp zostanie zapewniony (około) 40 członkom zespołu wsparcia IT IBM. Zespół wsparcia IT IBM będzie mieć dostęp do odczytu, aktualizacji i dodawania danych.

Ubieganie się o pracę poza krajem ojczystym

Jeśli wyrazisz zainteresowanie pracą dla EY poza swoim krajem ojczystym, uzyskasz dostęp do swojego profilu w Narzędziu i skontaktuje się z Tobą personel ds. rekrutacji i pozyskiwania pracowników EY w kraju zainteresowania. Ten zespół EY przeprowadzi procesy rekrutacji i selekcji oraz zada pytania odpowiednie i powszechne w danej jurysdykcji.

8. Przekazywanie danych osobowych

Opisane powyżej prawa dostępu obejmują przenoszenie danych osobowych do różnych krajów i regionów (w tym poza Unią Europejską), w których EY prowadzi działalność (spis lokalizacji biur EY znajduje się na stronie https://www.ey.com/en_gl/locations). Tutaj dostępny jest przegląd podmiotów sieci EY świadczących usługi klientom zewnętrznym (patrz punkt 2 (Informacje o EY) – „Wyświetl listę firm członkowskich i podmiotów stowarzyszonych EY”). EY będzie przetwarzać Twoje dane osobowe zgromadzone w Narzędziu zgodnie z odnośnymi przepisami prawa oraz branżowymi regulacjami obowiązującymi w Twoim kraju/regionie. Przekazywanie danych osobowych w ramach sieci EY podlega wiążącym regułom korporacyjnym EY.

Przekazujemy lub ujawniamy dane osobowe, które zbieramy, zewnętrznym usługodawcom (oraz ich spółkom zależnym i stowarzyszonym), którzy są zaangażowani przez nas do wspierania naszych wewnętrznych procesów pomocniczych. Na przykład angażujemy dostawców usług do dostarczania, obsługi i wspierania naszej infrastruktury IT (takiej jak zarządzanie tożsamością, hosting, analiza danych, tworzenie kopii zapasowych, bezpieczeństwo i przechowywanie w chmurze) oraz do przechowywania i bezpiecznego usuwania naszych papierowych kopii plików. Zgodnie z naszą polityką korzystamy wyłącznie z usługodawców zewnętrznych, którzy są zobowiązani do utrzymania odpowiedniego poziomu ochrony danych, bezpieczeństwa i poufności oraz spełniają wszelkie obowiązujące wymogi prawne dotyczące przekazywania danych osobowych poza jurysdykcję, w której zostały pierwotnie zebrane.

W zakresie, w jakim dane osobowe stały się anonimowe w taki sposób, że nie można już zidentyfikować Ciebie lub Twojego urządzenia w sposób jednoznaczny, takie informacje będą traktowane jako dane nieosobowe, a warunki niniejszej Informacji o polityce prywatności nie będą miały zastosowania.

Przekazywanie danych osobowych do Avature, Tata Consultancy Services (TCS) i IBM podlega umowie, która zawiera standardowe klauzule dotyczące ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską.

9. Przechowywanie danych

Twoje dane osobowe pozostają w Narzędziu tak długo, jak długo wyrażasz zainteresowanie EY lub dopóki nie dostaniesz pracy w EY (tj. uzyskasz status „zatrudnienia” w Narzędziu). Pamiętaj jednak, że Twoje dane nie będą przechowywane dłużej niż 36 miesięcy od ostatniego kontaktu z Tobą. Zapewnimy Ci możliwość ponownego wyrażenia zgody co 36 miesięcy. Jeśli nie wyrazisz zgody, Twoje dane zostaną usunięte z Narzędzia.

W niektórych krajach obowiązuje inny okres przechowywania:

Jeśli nie zaakceptujesz naszej Polityki prywatności, usuniemy Twoje dane osobowe z Narzędzia.

Napisz do nas, jeśli chcesz, aby Twoje dane osobowe zostały usunięte z Narzędzia. Zastosujemy się do Twojej prośby bez zbędnej zwłoki, chyba że mamy prawny lub wynikający z przepisów powód do przechowywania Twoich danych osobowych. Jeśli aplikacja o pracę dotyczyła wielu krajów, będziemy musieli wziąć pod uwagę wymogi prawne i regulacyjne we wszystkich tych krajach.

Jeśli dołączysz do EY, Twoje dane będą przechowywane w Narzędziu przez około 6 miesięcy. Ma to na celu wsparcie procesu poleceń, w którym nowy pracownik rzeczywiście staje się nowym źródłem pozyskiwania kolejnych kandydatów. Po upływie tego okresu Twoje informacje zostaną usunięte z Narzędzia.

Po zakończeniu okresu przechowywania danych określonego w zasadach lub procedurach opisanych powyżej, Twoje dane osobowe zostaną usunięte.

10. Bezpieczeństwo

EY chroni poufność i bezpieczeństwo informacji, które uzyskuje w trakcie swojej działalności. Dostęp do takich informacji jest ograniczony, a zasady i procedury mają na celu ochronę informacji przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i niewłaściwym ujawnieniem. Dodatkowe informacje dotyczące naszego podejścia do ochrony danych i bezpieczeństwa informacji są dostępne w naszej broszurze ey-protecting-your-data-2018.pdf.

11. Kontrolowanie danych osobowych

EY nie przekaże Twoich danych osobowych osobom trzecim (innym niż wymienione w punkcie 7 powyżej), chyba że uzyskamy na to Twoją zgodę albo wymagają tego od nas przepisy prawa.  

12. Twoje prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych

W zależności od obowiązującej jurysdykcji w odniesieniu do danych osobowych mogą Ci przysługiwać określone prawa, w tym:

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące sposobu, w jaki EY przetwarza Twoje dane osobowe lub Twoich praw związanych z Twoimi danymi osobowymi, wyślij e-mail na adres global.data.protection@ey.com..

13. Skargi

Jeżeli podejrzewasz naruszenie ustawy o ochronie danych lub jakiegokolwiek innego rozporządzenia, skontaktuj się z globalnym dyrektorem ds. ochrony poufności informacji w EY (Global Privacy Leader, Office of the General Counsel, 6 More London Place, London, SE1 2DA, United Kingdom), wyślij wiadomość e-mail na adres global.data.protection@ey.com. lub skontaktuj się ze swoim zwyczajowym przedstawicielem EY. Lider ds. ochrony poufności informacji w EY zbada skargę i przedstawi dalszą drogę postępowania.

Jeżeli sposób rozpatrzenia skargi przez EY Cię nie zadowoli, możesz zgłosić problem do krajowych organów zajmujących się ochroną danych. Ponadto masz prawo wystąpić na drogę sądową.

Niektóre firmy członkowskie EY z krajów spoza Unii Europejskiej (UE) i Wielkiej Brytanii wyznaczyły odpowiednio przedstawiciela w UE i Wielkiej Brytanii, który będzie działać w ich imieniu, jeśli i kiedy podejmą działania związane z przetwarzaniem danych, do których ma zastosowanie ogólne rozporządzenie UE o ochronie danych (RODO) lub brytyjskie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (UK RODO). Dalsze informacje i dane kontaktowe tych przedstawicieli są dostępne poniżej:

Przedstawiciel ds. ochrony danych w UE | EY

Przedstawiciel ds. ochrony danych w Wielkiej Brytanii (ey.com)

14. Warunki mające zastosowanie do przetwarzania danych w Rosji i krajach WNP

EY przetwarza Twoje dane w celu wykonania następujących czynności (działań): zbieranie, systematyzowanie, gromadzenie, przechowywanie, dostosowywanie (odnawianie, zmiana), kopiowanie, wykorzystywanie, udostępnianie Twoich danych osobom trzecim, depersonalizowanie, usuwanie, blokowanie, niszczenie oraz transgraniczny transfer, w tym na terytorium państw obcych niebędących stronami Konwencji Rady Europy o ochronie osób w związku z automatycznym przetwarzaniem danych osobowych i niezapewniających odpowiedniej ochrony danych osobowych, oraz powierzenie innym podmiotom (w tym Avature Limited) przetwarzania Twoich danych przy użyciu dowolnych metody i działań określonych w niniejszym dokumencie.

15. Łącza do stron osób trzecich

Narzędzie zawiera łącza do innych witryn osób trzecich, które nie są objęte niniejszą Polityką prywatności. Nie składamy żadnych oświadczeń ani gwarancji dotyczących sposobu przetwarzania danych użytkownika na serwerach osób trzecich. Zapoznaj się z polityką prywatności takich witryn, aby dowiedzieć się, w jaki sposób wykorzystują Twoje dane osobowe.

16. Kontakt z nami

W razie jakichkolwiek dodatkowych pytań lub wątpliwości możesz się skontaktować ze swoim zwyczajowym przedstawicielem EY albo wysłać wiadomość e-mail na adres global.data.protection@ey.com..